Política de Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: 21/10/2026

En cumplimiento de la normativa colombiana de protección de datos personales (Ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y normas concordantes), este documento establece las políticas y procedimientos para el tratamiento de los datos personales recopilados a través de esta plataforma de reservas.

1. Identificación del Responsable y del Encargado

  • Responsable del Tratamiento: HOTEL ARCE PLAZA. Es la entidad que decide sobre la recolección, uso y finalidad de los datos de los huéspedes para la prestación del servicio de alojamiento.
  • Encargado del Tratamiento (Proveedor Tecnológico): La plataforma de software B2B (Suite512) que provee la infraestructura tecnológica y procesa los datos única y exclusivamente por cuenta y mandato del Responsable (El Hotel).

2. Base Legal del Tratamiento

Tratamos los datos personales con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los casos exceptuados por la ley. También podremos tratarlos cuando sea necesario para ejecutar la relación contractual de alojamiento, cumplir obligaciones legales (ej. reportes migratorios o tributarios) o atender requerimientos de autoridad competente.

3. Datos Recopilados y Finalidades

Datos Obligatorios: Nombres, apellidos, tipo y número de identificación, correo electrónico y teléfono. Son estrictamente necesarios para:

  • Procesar, confirmar y gestionar su reserva de alojamiento.
  • Realizar el proceso de Check-in y Check-out.
  • Cumplir con la facturación electrónica y obligaciones contables.

Datos Opcionales: Preferencias de viaje, motivos de visita o fecha de nacimiento. Se utilizarán (siempre y cuando usted lo autorice) para fines de marketing, envío de promociones, fidelización y personalización de su experiencia.

4. Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

El tratamiento de datos personales de menores de edad está proscrito de forma general, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Cuando sea estrictamente necesario recopilar datos de menores (para el registro hotelero y cumplimiento de la Ley 679 de 2001), se hará respondiendo y respetando su interés superior, garantizando sus derechos fundamentales, y exclusivamente con la autorización previa, expresa y comprobable de sus padres o representantes legales.

5. Transmisión y Transferencia a Terceros

Sus datos no serán comercializados ni vendidos. HOTEL ARCE PLAZA podrá realizar la transmisión de sus datos a terceros proveedores (como la plataforma SaaS Suite512, pasarelas de pago certificadas o herramientas de facturación) bajo estrictos acuerdos de confidencialidad, con el único fin de ejecutar los servicios contratados. Las transferencias internacionales, de ocurrir por el uso de servidores en la nube, se realizarán a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos según los estándares de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

6. Derechos del Titular (Habeas Data)

De conformidad con la ley, el titular de los datos personales tiene derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  • Ser informado, previa solicitud, respecto al uso que se le ha dado a sus datos.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a lo dispuesto en la ley.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales (siempre que no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación).
  • Acceder de forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. Procedimiento para Consultas y Reclamos

Para ejercer sus derechos (consultas, reclamos, actualizaciones o supresión de datos), el titular deberá enviar una solicitud formal al Responsable a través del siguiente canal de atención: .

La solicitud debe contener:

  1. Nombre completo e identificación del titular.
  2. Descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar al reclamo o la solicitud.
  3. Datos de contacto para recibir la respuesta (correo electrónico, teléfono).
  4. Documentos que se quieran hacer valer (si aplica).

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles. Los reclamos se resolverán en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables legalmente en caso de ser necesario, conforme a la Ley 1581 de 2012.

8. Política de Cookies

Nuestra plataforma tecnológica utiliza cookies y tecnologías de rastreo para garantizar el correcto funcionamiento del motor de reservas, mantener las sesiones activas y analizar de forma anónima el tráfico web. Para información detallada sobre el tipo de cookies que empleamos y cómo puede gestionarlas, consulte nuestra Política de Cookies.

9. Vigencia y Modificaciones

Esta política entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación. Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas. Cualquier cambio sustancial en estas políticas será comunicado oportunamente a los titulares a través de la página web de HOTEL ARCE PLAZA antes de su implementación.